Stabssjef / leder for netthandelsdrift

Selskapet og utfordringen

My Moissanite er et raskt voksende, førsteklasses netthandelsmerke for smykker med en bevisst slank organisasjon. Vi holder til i et vakkert kontor i Recoletos i Madrid, med to balkonger som vender ut mot Palacio de Cibeles.

Teamet vårt er lite: Bare gründeren og en fulltidsutvikler. Likevel oppnår vi langt mer enn størrelsen skulle tilsi ved å i stor grad basere oss på automatisering, kunstig intelligens og smarte kombinasjoner av begge deler.

Realiteten er likevel denne: Veksten vår begynner å løpe fra den operative strukturen vår. For mye av den daglige driften finnes fremdeles bare i hodet til gründeren, og for mye arbeid koordineres fremdeles gjennom chat-tråder, hukommelsen og uformell oppfølging. Vi trenger en handlekraftig stabssjef / driftsleder for netthandel som trives i et hektisk, litt uoversiktlig miljø, og som kan bygge bunnsolide systemer uten at farten senkes.

Dette er ikke en ren drifts-, kundestøtte- eller administrasjonsrolle. Ja, du får ansvaret for den daglige operative flyten. Men når den er under kontroll, vil en vesentlig del av rollen din være å sørge for tydelig oversikt over arbeidet på tvers av virksomheten og for at det prioriteres, fullføres og forbedres kontinuerlig.

Hva du faktisk skal gjøre

Dette er ikke en jobb for noen som bare vil holde seg til et smalt ansvarsområde. Hovedansvaret ditt blir å bygge systemene, strukturen og gjennomføringsdisiplinen som gjør at selskapet kan skalere. Selv om du i starten vil håndtere en del operativt arbeid direkte, er målet at du skal ha ansvaret for systemet som styrer selskapets drift og, etter hvert som vi vokser, delegere rutineoppgaver til en junior driftsassistent.

• Prosjektledelse: Etabler ett felles system for alt aktivt operativt og tverrfaglig arbeid. Prosjekter, oppgaver, feil, oppfølginger og prioriteringer skal ikke lenger ligge spredt i chat-tråder eller løse notater, men samles i én felles kilde som hele teamet kan bruke, oppdatere og stole på.

• Ukentlig rytme og synlighet: Led ukentlig planlegging, gjennomgang og rapportering, slik at ansvarlige, frister, hindringer, forfalte oppgaver og neste steg alltid er synlige.

• Bygging av systemer og prosesser: Utarbeid standardprosedyrer (SOP-er), sjekklister, arbeidsflyter og operative rutiner som trengs for å gjøre tilbakevendende kaos om til en pålitelig rutine. Suksessen din måles etter hvor mye arbeid som blir forutsigbart, dokumentert og skalerbart.

• Operativt eierskap: Bruk innledningsvis rundt fra 5 til 10 timer per uke på å håndtere eskalerte kundestøttesaker, leverandørkommunikasjon, ordreoppfølging, tilsyn med ordrebehandling og administrativ drift. Etter hvert som volumet øker, skal du ansette, lære opp og lede en junior driftsassistent som overtar det meste av den daglige gjennomføringen.

• Logistikk og forsyningskjede: Følg opp kontakten med tollmyndighetene, hentinger, fraktavvik, returer og leverandørenes ytelse, og sørg for at problemer løses raskt og konsekvent.

• Organisering av kontor og lager: Forbedre lagerhold og fysisk organisering slik at emballasje, driftsmateriell og varebeholdning er enkelt å finne, spore og håndtere.

Over tid skal denne rollen utvikle seg bort fra rutinepregede driftsoppgaver og over mot å bygge systemer, forbedre gjennomføringsevnen, lede mennesker og hjelpe ledelsen med å drive selskapet effektivt mens det skalerer.

Slik ser suksess ut etter 90 dager

Hvis du er den rette personen, blir problemer løst før de skaper drama. I løpet av de to til tre første månedene dine har du:

• Fjernet gründeren fullstendig fra rutinemessig operativt arbeid.
• Bygget ett tydelig system for aktive oppgaver, feil, prosjekter og operativ oppfølging, med ansvarlige, tidsfrister og neste steg.
• Etablert en pålitelig ukentlig planleggings- og rapporteringsrytme, slik at det er helt åpenbart hva som er blokkert, forsinket, i faresonen eller står for tur.
• Dokumentert de sentrale arbeidsflytene selskapet behøver for å gå knirkefritt, og gjort kontoret og lageroppsettet vesentlig mer organisert og funksjonelt.

Hva du kan bidra med

• Erfaringen: Fra 3 til 6 år med praktisk erfaring innen netthandelsdrift, logistikk for direktesalg (DTC), kundebehandling eller et tilsvarende hektisk oppstartsmiljø, samt reell erfaring med å opprette, drifte eller vesentlig forbedre et oppgave-, prosjekt- eller gjennomføringssystem i et lite team.
• Språkene: Flytende i både engelsk og spansk.
• Teknologiforståelsen: Du er helt trygg på å navigere i CRM-systemer, helpdesk-programvare, oppgavesystemer, regneark, automatiseringskonsepter og API-er.
• Holdningen: Du tar sterkt eierskap, har et perfeksjonistisk øye for detaljer og stiller høye krav til at ting gjøres ordentlig. Du venter ikke på å bli fortalt hva som må fikses, og du er komfortabel med å få andre til å drive arbeidet fremover når det trengs.
• Ekstra pluss:
  • Hvis du har erfaring med ledelse eller prosjektledelse
  • Hvis du har jobbet i smykkemarkedet eller andre markeder for luksusvarer
  • Hvis du har erfaring med leverandørkoordinering
  • Hvis du har erfaring med å jobbe direkte med daglige ledere, gründere eller utviklere
  • Hvis du har et godt instinkt for prosessdesign
  • Hvis du har bodd og jobbet i Madrid mesteparten av karrieren din

Hvem som vil trives (og hvem som ikke vil)

Du vil trives her hvis du er proaktiv, en smule obsessiv og oppriktig liker å forvandle uoversiktlig drift til ryddige systemer, samtidig som du holder folk samkjørte og arbeidet i gang. Du er komfortabel med å følge opp ledelsen, holde teamet ansvarlig og finne ut av ting underveis.

Vi er avslappede som personer, men ekstremt opptatt av høye standarder. Vi verdsetter hurtighet, smarte ideer, direkte kommunikasjon, litt uhøytidelig humor og å gjøre det som kreves for å lykkes.

Du vil sannsynligvis hate denne jobben hvis: du trenger et svært strukturert bedriftsmiljø, hvis du vil ha en snever kundestøtte- eller administrasjonsrolle, hvis du venter på å få utdelt en gjøremålsliste, hvis du unngår ansvar, eller hvis du lett blir overveldet når prioriteringene endrer seg.

Tilbudet

• Lønn: Fra 38 000,00 € til 48 000,00 € brutto per år, avhengig av profil og erfaring.
• Ferie: 25 dager med betalt ferie, pluss spanske helligdager.
• Fleksibilitet: Fleksibel arbeidstid med fokus på resultater, pluss fleksibilitet gjennom en hybrid arbeidsordning så snart driften er stabil.
• Påvirkning og vekst: Tett samarbeid med gründeren, en bratt læringskurve i en virksomhet som setter kunstig intelligens først, og en reell mulighet til å vokse inn i en mer senior driftsrolle.

Ansettelsesprosessen

Vi liker å holde fremdriften oppe. Prosessen er enkel:

1. Søknad
2. Strukturert introduksjonssamtale
3. Intervju 1 + arbeidsoppgave
4. Intervju 2 + personlighetstest
5. Referanser
6. Tilbud

Klar for å forvandle kaos til ryddige systemer og hjelpe oss med å skalere? Søk nå ved å bruke skjemaet nedenfor.